登録支援機関の方へ

外国人の働く人の相談窓口と、支援記録の管理

担当40人でも、夜は眠れる。

働く人は、スマホから母国語で相談します（12 の言語）。職員は日本語で読み、日本語で返事を書きます。話したいときは、両側に字幕の出る通話とビデオ通話で。夜と休日は AI が先に答え、急ぎの相談だけ当番に知らせます。定期面談の記録と届出に使う記録は、月ごとにまとめて出せます。

• 夜に知らせが来るのは、急ぎの相談だけ

• 通話もビデオも、両側に字幕

• 相談が、そのまま相談記録になる

1 人 月 500 円から・10 人まで月 5,000 円（税別）・初期費用 0 円

画面は本物の画面に見本のデータを入れたものです（名前・会社は架空）。2026年11月 作成。

できること

• 夜に知らせが来るのは、急ぎの相談だけ

  夜と休日は、事業所が登録した情報をもとに AI が先に答えます。その相談は、朝に受信箱で確認できます。けが・病気・給料の未払いなど急ぎの相談のときだけ、当番の携帯に知らせます（当番がいないときは職員全員）。

• 通話もビデオも、両側に字幕

  チャットの上の 📞 か 🎥 を押すと、本人の画面と LINE に「通話です［出る］」が届きます。二人の画面にそれぞれの言語の字幕が出て、話した人には「相手にはこう伝わりました」が出ます。定期面談は予約・同意・録画・報告書の下書きまで、ここで済みます。

• 相談が、そのまま相談記録になる

  職員が確認した相談だけが記録になります。相談記録・帳簿・定期届出の別紙 1・特異事案を、月を選んで CSV か印刷用の画面で出せます。

• 在留期限は 90・60・30 日前に知らせる

  在留期限、特異事案の届出の 14 日、3 か月ごとの定期面談を、期限の画面（法律の一枚）にまとめます。期限が近づくと、担当の携帯に知らせます。

• 「とてもつらい」は、その日のうちに担当へ

  月 1 回の様子うかがいで「とてもつらい」を選んだ人がいると、担当の携帯に知らせます。「つらい」が 2 か月続いた人と、必読のお知らせを 7 日読んでいない人は、「話してみては」の一覧に出ます。

• 受入企業には、件数だけの月報

  相談の件数と、どんな相談が多いかを毎月まとめます。一人ひとりの相談の中身は出しません。受入企業は、無料の見るだけの席で見られます。

段ごとの中身

使える言語（12）：日本語・English・Tiếng Việt・Bahasa Indonesia・မြန်မာ・नेपाली・Filipino・ไทย・ខ្មែរ・Монгол・简体中文・Português

個人情報の扱い

• ・相談の中身は、受入企業の席には出しません。会社に見えるのは月報の件数と割合だけです。
• ・相談の文・名簿・支援の記録は、日本国内（東京）のサーバーで保管します。訳と AI の答えを作るときは、必要な文を米国の AI の会社（Anthropic）に送ります。
• ・様子うかがいの集計は、答えた人が 3 名未満なら出しません（誰の答えか分からないように）。
• ・手紙や給与明細の写真は、説明したあと保存しません。残るのは説明の文だけです。
• ・住まいの故障・入居と退去の写真を見られるのは、本人と担当だけです。期限が来ると消します。
• ・在留カードの番号は持ちません。持つのは在留期限の日付だけです。
• ・住まいの管理会社に見えるのは、本人が「つなぐ」を押した人の住まいのことだけです。

チャット・声の通話・ビデオ通話・面談

話すのも、残すのも、一か所で。

ふだんは訳つきのチャット。話したいときは 📞 か 🎥 を押すだけで、本人の画面と LINE に「通話です［出る］」が届きます。通話中は二人の画面にそれぞれの言語の字幕。定期面談は予約・同意・録画・報告書の下書きまで。

左から：着信・通話中の字幕・ビデオの定期面談（見本の文。「意味」は見本を見る方のための訳）。同意の画面と報告書の下書きは見本で触れます。

• チャットから定期面談の記録まで、一か所で

  ふだんのチャット、声の通話、ビデオ通話、予約の面談、定期面談の記録と報告書の下書きが、本人の頁に一つの流れで残ります。LINE・会議の道具・通訳の会社を行き来しません。

• 通話は、両側に字幕

  職員の画面には日本語、本人の画面には母国語の字幕が出ます。話した人の画面には「相手にはこう伝わりました」が自分の言語で出て、違っていれば言い直せます。

• 本人は携帯 1 台、アプリは要りません

  職員がチャットの上の 📞 か 🎥 を押すと、本人の画面と LINE に「通話です［出る］」が届きます。押せば、そのままつながります。

• 定期面談を、オンラインで

  2025 年 4 月から、特定技能の定期面談は本人の同意があればオンラインで行えます。同意は本人の言語で取って記録し、面談は録画して、二人の話した内容を文字と訳で残します。報告書の下書きは面談の中身から作ります。

• 12 の言語

  日本語・英語・ベトナム語・インドネシア語・ミャンマー語・ネパール語・タガログ語・タイ語・クメール語・モンゴル語・中国語・ポルトガル語

• 人の通訳の、数分の 1 の値段

  人の遠隔通訳は、医療向けの目安で最初の 10 分 1,500 円、以降 5 分ごとに 500 円ほど。この窓口では、竹は 1 人 月 10 分・面談 1 回、松は 1 人 月 20 分・面談 2 回が月額に込み。超えた分も 1 分 30 円です。

使い方の流れ：登録支援機関の一日と一か月

始める手順から、相談の受け答え、月末の書き出しと受入企業への月報まで。

1. 

   1始める手順に沿って準備する（職員）

   契約を始めると、受信箱の上に最初にすることの一覧が出ます。登録番号、受付の時間と電話、夜間の当番、受入企業。済んだ手順は線で消え、全部済むと一覧は消えます。

2. 

   2働く人を登録して、参加の QR を渡す（職員）

   一人ずつか、名簿の CSV でまとめて登録します。登録すると、本人の言語の参加用 QR が出ます。印刷して渡すと、本人はアプリを入れずに QR から開けます。名前とパスワードを決めて同意すれば参加できます（メールは任意）。

3. 

   3本人は母国語で、スマホから聞く（働く人）

   12 の言語から選んで、相談を書いて送ります。給与明細や役所の手紙は、写真を撮ると母国語で説明が出ます。安否の確認と必読のお知らせは携帯に届きます。

4. 

   4職員は日本語で読んで、日本語で返す（職員）

   相談は日本語に訳され、急ぎのものから順に並びます。原文も見られます。返事を日本語で書くと、本人には母国語で届きます。夜と休日の急ぎの相談は当番の携帯に知らせ、その記録が残ります。

5. 

   5本人の頁で、10 項目と面談を進める（職員）

   支援の 10 項目を済み・予定・要らない（理由つき）で記録し、電話や訪問で受けた相談、定期面談の記録も同じ頁に残します。入居と退去の写真もここで並べて見られます。

6. 

   6月末は、記録を一度に書き出す（職員）

   職員が確認した相談だけが記録になります。相談記録・帳簿・定期届出の別紙 1・特異事案・10 項目・面談・共生施策を、期間を選んで CSV か印刷用の画面で出せます。

料金（税別）

10 人までは定額です。超えた分は 1 人ずつの月額を、毎月の支払いに合わせて請求します。初期費用は 0 円です。無料の月はありません。

• 梅1 人・月 500 円

  10 人まで

  月 5,000 円

  20 人

  月 10,000 円

  50 人

  月 25,000 円

  100 人

  月 50,000 円

• 竹1 人・月 800 円

  10 人まで

  月 8,000 円

  20 人

  月 16,000 円

  50 人

  月 40,000 円

  100 人

  月 80,000 円

• 松1 人・月 1,000 円

  10 人まで

  月 10,000 円

  20 人

  月 20,000 円

  50 人

  月 50,000 円

  100 人

  月 100,000 円

• ・チャットは全部の段に込みです。込みの分を超えた通話・ビデオは 1 分 30 円、面談は 1 回 500 円。込みの分は窓口の全員で合わせて使えます。超えて使うかは貴社が決められ、最初は「込みの分で止める」設定です。
• ・受入企業の見るだけの席と、住まいの管理会社の席は無料です。
• ・見本の画面は登録なしで触れます：usehakobune.com/desk/demo

支援の 10 項目と記録の書き出しは、出入国在留管理庁の参考様式の欄の順に並べて出します。届出の判断と提出は、貴機関が行います。